ТЕКОРА завершила реализацию проекта «Фабрика идей» в АК «АЛРОСА»

«АЛРОСА» — лидер алмазодобывающей отрасли мира, российская горнорудная компания с государственным участием. Численность персонала Группы АЛРОСА в 2020 г. по годовому отчёту составила 32 475 чел., более 90% персонала работают в Якутии. Большое внимание руководство компании уделяет повышению квалификации и профессиональному развитию персонала. В компании организовано обучение и переобучение сотрудников в соответствии с программой технического развития компании, а также постоянное обучение персонала на базе собственной корпоративной системы подготовки кадров.

Понимая важность инноваций и активного использования интеллектуального потенциала сотрудников в развитии компании, «АЛРОСА» уже несколько лет ведет работу с идеями и предложениями, осуществляя сбор идей как внутри компании, так и из «внешнего мира». В институте «Якутнипроалмаз» АК «АЛРОСА» реализован проект «Единое окно инноваций», где на базе нашей системы «4И» организован сбор инновационных проектов от авторов, не являющихся сотрудниками компании, а также проведение внешней экспертизы поданных проектов.

На предприятиях АК «АЛРОСА» работа с идеями велась без использования специализированных ИТ-платформ. И за это время были выявлены проблемы, влияющие на эффективную работу с идеями: большое количество рутинной, повторяющейся работы у навигатора (ответственного), замедляющей процесс отработки идей; отсутствие прозрачности для автора этапов отработки идей; не было явной визуализации сроков прохождения этапов жизненного цикла; разрозненность базы данных (на каждом предприятии велся свой список); отсутствие открытого доступа к базе данных у сотрудников (только по запросу); сложность быстрой проверки идей на повторяемость и, как следствие, затягивание сроков принятия решения.

В 2021 году было принято решение об автоматизации процесса работы с идеями и предложениями. Так как компанию «ТЕКОРА» и АК «АЛРОСА» связывает многолетнее сотрудничество, то коллеги обратились в нашу компанию для реализации этого проекта.

Изначально, у коллег из «АЛРОСА» были четко сформулированные цели:

• автоматизация процесса управления идеями;

• унификация работы экспертных советов;

• повышение удобства работы для подачи и рассмотрения идей;

• создание прозрачной системы жизненного цикла идеи;

• максимальная автоматизация документооборота;

• автоматическое формирование уведомлений и обратной связи для всех участников процесса на всех этапах жизненного цикла идеи.

В процессе реализации проекта, наша команда должна была решить следующие задачи:

• создать единое инфопространство, экосистему, для процессов управления идеями;

• внедрить инструменты визуализации жизненного цикла идей с указанием статуса, срока, ответственных лиц;

• сформировать стандартизированные документы (протоколы, приказы о премировании);

• разработать автоматическое формирование уведомлений и обратной связи для всех участников процесса на всех этапах жизненного цикла идеи.

В качестве ИТ-платформы была использована разработка нашей компании – система «4И». На ее базе была реализована единая корпоративная информационная система для работы с различными типами идей как сотрудников, так и внешних пользователей, которая в АК «АЛРОСА» получила название «Фабрика идей».

Система обеспечивает сбор и согласование идей, размещение запросов руководства АК «АЛРОСА» на решение актуальных проблем, коллективное обсуждение предложений и расчет параметра «Значимость» предложения, поддержка экспертизы предложений (рассылка заданий экспертам, подготовка и сбор заключений, контроль соблюдения сроков), проведение конкурсов с использованием голосований по предложениям, мониторинг хода рассмотрения предложения и информирование авторов о результатах прохождения этапов, обеспечение доступа сотрудников к реестру предложений с использованием инструментов поиска и фильтрации по различным параметрам.

Экспертные советы получили удобный инструмент и четкие регламенты. Теперь все экспертные советы работают по единому алгоритму и процессу. Создана отдельная вкладка в карточке идеи для заполнения результатов экспертных советов. Для массовой обработки идей на экспертном совете, разработана автоматическая выгрузка списка идей с возможностью внесения решений экспертного совета в процессе его проведения и последующей загрузкой результатов экспертного совета в «Фабрику идей».

Подача идей доступна каждому сотруднику АК «АЛРОСА», в том числе и тем, кто не имеет корпоративной учетной записи, так как существует возможность подачи идей как с рабочего места, так и с мобильных устройств через КСПД или сеть Интернет. Для внешних пользователей предусмотрена процедура регистрации и подачи идей через сайт, с учетом всех требований информационной безопасности.

Форма подачи идей имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, оснащенный подсказками и маркером «*» обязательных полей. Возможность совместной работы над «Черновиком» идеи позволяет привлечь соавторов на самых ранних этапах работы над идеей. Опубликованная идея становится доступной для ознакомления всем сотрудникам компании.

«Фабрика идей» обеспечила прозрачность жизненного цикла идеи как для авторов идей, так и для сотрудников, ответственных за организацию рассмотрения. Все действия пользователей по смене статуса записываются и отображаются в журнале, который содержит информацию по всем шагам жизненного цикла идеи, с указанием даты и ФИО пользователя, сменившего статус. Кроме того, в журнале фиксируется ответственный за текущий этап рассмотрения и плановый срок рассмотрения.

В рамках проекта разработана отчетность, позволяющая автоматически формировать и выгружать в требуемом формате данные по идеям в различных разрезах с учетом требуемых фильтров по отображению данных.

За время опытной эксплуатации с учетом загруженных исторических данных за 2021 год, в системе зарегистрировалось более 1000 пользователей, было подано 3746 идей, из которых 1258 принято к реализации и 705 идей реализовано. Только за прошедшие полгода был получен экономический эффект в 359 тыс. руб., а за все время работы «Фабрики идей» экономический эффект составил 754 тыс. руб.