Молодежный конкурс инновационных проектов «Новое звено» переведен на новую версию системы «4И»

Вот уже 13 лет, начиная с 2008 года, ОАО «РЖД» проводит ежегодный Молодежный конкурс инновационных проектов «Новое звено». Это один из самых масштабных молодежных проектов компании, который направлен на развитие научной и технической инициативы у молодых железнодорожников. Начиная с 2009 года, в качестве ИТ- платформы конкурса использовалась система «4И», версии «4i 2.2». В 2019 году организаторы конкурса приняли решение о переходе на новую версию: «4И версия 3.0». Мы попросили поделиться своими впечатлениями от работы на этой версии главного специалиста отдела управления талантами Центра молодежных проектов АНО ДПО "Корпоративный университет РЖД" - Владимира Зеленю.

Владимир, когда завершился проект перехода на новую версию? Сколько времени конкурс работает на новой версии?

Мы начали переход в марте 2019 года, так что на новой версии системы «4И» мы полноценно проводим уже второй конкурс.

Значит у вас уже было достаточно времени, чтобы оценить новую версию. Что стало самым интересным в «4И версии 3.0», самым полезным?

Самое главное – это интерфейс, который нравится всем. Он стал намного удобнее, и понятнее. Второе – быстродействие системы. Все отмечают, что по сравнению с прошлой версией, система начала работать намного быстрее, отклик стал практически моментальным.

Третье – появилась новая интересная функциональность: подсказки по процессу, инструменты геймификации, гибкие настройки жизненного цикла и основных карточек, анкетирование и т.д. В конкурсе задействовано очень много людей, у которых разные виды ролей. Это не только авторы, но и организаторы, наставники, эксперты, администраторы системы и многие другие. У каждой роли свой интерфейс, свои функции. Появился инструмент, с помощью которого гораздо быстрее и проще искать людей в системе и присваивать им нужные права, несмотря на то что накопленная база достаточно значительная и встречается множество однофамильцев.

Очень удобная функция добавления тегов как в профиле участников, так и в паспортах проектов. Это помогает осуществлять быстрый поиск как по компетенциям авторов, так и по выбранной тематике проектов.

Как оценили новую версию участники конкурса?

Участникам очень понравился интерфейс, как я и говорил, он стал намного удобнее, интуитивно понятнее. В новой версии авторы могут видеть весь путь продвижения своего проекта по конкурсу: от этапа подачи проекта до финала.

Появились интересные инструменты геймификации: виджет «Репутация», рейтинг авторов и рейтинг подразделений. За действия участников конкурса начисляются баллы, количество которых зависит от количества и качества поданных проектов. Чем дальше по этапам проходит проект, тем больше баллов начисляется автору. Исходя из суммы полученных баллов, участникам присваиваются разные звания, от Начинающего и до Новатора, если человек победил в конкурсе или стал лауреатом.

У вашего конкурса очень активная аудитория. Как вы считаете, повлияла ли новая версия системы на число участников и поданных проектов? Можно ли проследить такую зависимость?

В этом году количество участников конкурса выросло до 4 600 человек, а количество поданных проектов - до 1 952.

Такого результата удалось достичь за счет комплексной работы, которая включает в себя и активную информационную поддержку, и обучение, и удобную платформу для подачи проектов. Мы много пишем о конкурсе в корпоративных изданиях, используем социальные сети, что помогает привлекать молодых специалистов к участию в этом проекте. Многие из них являются активными участниками конкурса на протяжении нескольких лет, принимают живое участие в обсуждении проектов.

Кстати, это еще одна интересная функция новой версии платформы, которую активно используют участники – «Суждение». Этот механизм дает возможность обсуждения проекта со всеми участниками конкурса. За это тоже начисляются баллы, и проект, набравший наибольшее число баллов при обсуждении, автоматически проходит в полуфинал, как «Проект зрительских симпатий».

А Вы сами участвовали когда-нибудь в этом конкурсе? Был ли у вас опыт работы с прошлой версией системы в качестве участника?

Да, я участвовал три раза: в 2011, 2013 и 2017 годах, и дошел до финала. Потому да, конечно, у меня был опыт работы и в старой версии системы, и работы в СУПР 4И (Системы управления предложениями работников ОАО «РЖД»), мне есть с чем сравнить. Я вижу, что авторам и экспертам работать стало намного удобнее, появилось много новых полезных функциональных возможностей для организаторов конкурса.

В новой версии паспорт проекта описывает проект максимально полно, с учетом критериев, актуальных для ОАО «РЖД» в текущем году. Тщательно описанный проект легче рассматривать и оценивать рабочей группе организаторов конкурса и экспертам. А для удобства участников конкурса мы создали интерактивное руководство по заполнению паспорта проекта.

Как помогает система «4И» в процессе проведения конкурса?

«4И» – это основной инструмент конкурса, в котором проходит регистрация участников, подача проектов, их первичная оценка, проводится экспертиза проектов экспертной группой железных дорог и центральной экспертной группой, проекты обсуждаются и оцениваются другими участниками. Это дает возможность максимально взвешенно, не предвзято и открыто выбрать полуфиналистов.

Система «4И» - это и полноценная коммуникационная площадка между участниками и организаторами конкурса. Мы постоянно публикуем новости конкурса, в прошлом году использовались публичные сообщения для описания этапов конкурса. После завершения конкурса, в системе делается рассылка по группам пользователей (авторам, наставникам, экспертам) формы обратной связи, где мы просим их оценить работу организаторов конкурса.

С прошлого года мы начали проводить обучающие вебинары для участников по темам конкурса с участием топ-менеджеров и экспертов ОАО «РЖД», а также научно-исследовательских институтов и крупных производственных компаний. Вебинары проводятся на базе системы дистанционного обучения ОАО «РЖД», а записи публикуются в системе «4И», где участники конкурса могут посмотреть их в любое удобное время.

Мы разместили на портале информацию о всех победителях конкурса, за все годы, с самого начала его проведения. У конкурса фактически появилось лицо. Мы показали наших героев всем участникам, чтобы они видели не просто конкурс с его строгими правилами, а реальных, живых людей, знали откуда они, в каких подразделениях работают, с какими проектами они выиграли. На портале размещена информация и о том, в каком статусе находятся проекты победителей: реализованы, в стадии тиражирования, а, возможно, проект так и не был реализован. С каждым победителем можно связаться и задать вопрос, почему они представили этот проект, как добились успеха, и что сейчас происходит с их проектом, а также попросить совета о том, как лучше показать свой проект на новом конкурсе или взять в доработку их идеи.

Если бы Вам было нужно выбрать 3 самые необходимые функции системы «4И», что бы Вы оставили? Без чего невозможна работа?

Думаю, это сбор и регистрация проектов, их оценка экспертами и возможность гибкой настройки паспорта проекта и процесса обработки проектов.

Конкурс постоянно развивается, наверное, у вас уже есть планы на следующие годы? Как вы видите развитие системы в связи с развитием конкурса?

Да, конечно, конкурс живет, меняется, совершенствуется, мы стараемся привносить в конкурс что-то новое, полезное, интересное. Например, мы планируем создание отдельных треков в конкурсе, которые будут идти параллельно основному приему проектов.

Владимир, большое спасибо за интересную беседу! Удачи Вам в реализации планов, и, конечно, удачи участникам конкурса!

Благодарю! Хорошего дня!