Деньги, нефть и золото идей

«ОМК Команда» объединила свои неметаллургические информационные активы, и в одном материале расскажет об опыте дирекции региональных продаж «Газпром нефти» и банка «Уралсиб». Их кейсы эксперты называют в числе наиболее прогрессивных в сфере идея-менеджмента в России. И там и там используют продвинутые онлайн-платформы для сбора и маршрутизации полезных инициатив, что породило уникальные корпоративные практики и помогло создать систему целеполагания. Этот опыт полезен тем, кто в сфере управления инициативами персонала намерен выйти на новый уровень.

В «Газпром нефти» и в «Уралсибе» есть главные менеджеры по «идейной» работе, которые согласились пообщаться с нами. Сначала, надев каски и спецовки, мы побывали на «Фабрике идей», а потом, набросив халаты научных сотрудников, пошли смотреть «Лабораторию идей».

На фабрике

Организация: дирекция региональных продаж «Газпром нефть».
Название автоматизированной системы: «Фабрика идей».
Платформа: собственная разработка на базе «Битрикс».

25 процентов сотрудников по итогам 2019 года были вовлечены в корпоративные инновации: делились идеями, экспертизами, участвовали в обсуждении и оценке, принимали участие во внедрении. Это неплохой уровень, учитывая, что в дирекции региональных продаж работают более 18,5 тысячи человек.

16 процентов от всех поступивших идей мы приняли к внедрению. Средний срок внедрения предложений сотрудников – девять месяцев. Это усредненный показатель, так как есть идеи, которые можно реализовать быстро, за десять дней, а есть большие и комплексные проекты, на которые уходит полтора-два года. «Фабрика идей» работает с абсолютно разными инициативами – как по направлению, так и по масштабу. В связи с этим бывает большой разброс в показателях.

О рождении

«Фабрика идей» создавалась как инструмент корпоративных инноваций без привязки к кайдзен или бережливому производству. Семь лет назад компания пришла к идее активного вовлечения сотрудников в решение общих проблем и задач. Дирекция остро нуждалась в новых и прорывных инициативах. На тот момент в компании не было производственных систем или иных форм осознанного внедрения инструментов бережливого производства. Создание «Фабрики идей» было продиктовано бизнес-потребностями. Но основы бережливого производства мы, естественно, используем в ежедневой работе с нашими сотрудниками: в обучающих материалах и тренингах.

 Портал «Фабрики идей» в операционном режиме работает уже более шести с половиной лет. В самом начале решили, что это должен быть современный цифровой инструмент, доступный всем сотрудникам в режиме 24/7. Весь жизненный цикл инициативы реализуется в электронном виде – от заполнения карточки идеи до внедрения. Естественно, портал дорабатывался, менялись процессы и добавлялись новые инструменты. Сейчас это зрелый продукт с хорошей узнаваемостью и со своей устоявшейся аудиторией.

О механике

Весь процесс работы с идеями выстроен на портале, все процедуры автоматизированы. Сотрудник заходит на портал «Фабрики идей», заполняет карточку идеи (всего три обязательных поля, одно из которых – название). Далее инициатива попадает на этап модерации к сотруднику «Фабрики…», который проверяет предложение на соответствие ряду правил. После этого запускается процесс оценки идеи экспертами.

Эксперты – руководители компании, владельцы процессов и продуктов, опытные и признанные компанией гуру. Их всего около 250 человек. Эксперты для каждой идеи назначаются автоматически в соответствии с темой. Оценка проходит онлайн на портале. Если идея получает поддержку экспертов и передается во внедрение, то автор поощряется виртуальной валютой (ее можно потратить на реальные подарки) и начинается реализация предложения. Контроль за этим процессом также осуществляется на портале «Фабрики».

Сотрудники могут подавать совершенно разные идеи, касающиеся, например, оптимизации процесса, автоматизации, создания нового продукта или услуги, изменения алгоритмов систем, улучшения условий труда и так далее. У нас нет никаких ограничений на полет фантазии, а также нет деления идей на типы, например рацпредложение, операционное предложение и так далее. Наряду с идеями про изменение системы налива нефтепродуктов или про поверку градуировочных таблиц может идти идея про отказ от одноразовой посуды в офисе или про создание своей киберспортивной команды.

 На портале есть возможность обозначить совместное авторство: предложение могут сформулировать несколько сотрудников. Также есть формат корпоративного краудсорсинга в виде конкурсов по сбору идей и решений конкретных задач от бизнеса. Эти инструменты позволяют решать задачи точечно, фокусировать сотрудников на проблеме и быстро искать решение. Отдельных кружков качества или клубов любителей погенерить идеи мы не создаем.

О целях

У нас есть ключевые цели для команды «Фабрики идей»: уровень вовлеченности сотрудников в инновационную деятельность, доля идей с экономическим эффектом и собственно сам экономический эффект. Мы также работаем с воронкой идей (соотношение входящего потока к принятым в реализацию и реально внедренным). Главный же ориентир – это эффект от идей: для нас ценна и одна идея с эффектом в 1 миллиард рублей в год, и 100 идей с эффектом по 1 миллиону рублей в год каждая. Так как «Фабрика идей» работает в дирекции региональных продаж «Газпром нефти», бизнес-ориентированном подразделении, то мы разделяем такой подход: все активности должны приносить деньги.

Но все было бы очень просто, если бы мы остановились только на экономических показателях работы корпоративных инноваций. Одна из наших задач – внедрение и продвижение культуры постоянного совершенствования, так как у сотрудников и подразделений дирекции региональных продаж нет KPI на количество идей или количество экспертиз. С самого зарождения «Фабрики» мы продвигаем в первую очередь стремление к эффекту и качеству инициатив (этот показатель отражает долю реализованных идей), мы не гонимся за количеством. Инновации и улучшения – свободный выбор сотрудника. Мы строим культуру постоянного совершенствования и вовлеченности, это очень долгая и кропотливая работа. Инновации из-под палки могут только помешать.

О вовлеченности

В целом по дирекции в работу с идеями сотрудники вовлечены равномерно: линейный персонал с АЗС и нефтебаз, административно-управленческий персонал. Однако сейчас в компании идет активное внедрение системы управления операционной деятельностью на производственных объектах, и мы наблюдаем скачок доли идей от производственных сотрудников.

В лаборатории

Организация: банк «Уралсиб».
Название автоматизированной системы: «Лаборатория идей».
Платформа: системы «4И» (разработчик – компания «ТЕКОРА»).

Важно, что все поступившие идеи у нас оцениваются, а авторы получают полноценные информативные ответы на свои предложения. Мы не падаем в обморок от «страшных» идей, а вежливо и конструктивно отвечаем на них. Следуем принципу «анонимно – значит анонимно»: ни менеджер по инновациям, ни кто-либо еще не знает автора, если тот выбрал опцию анонимности.

О процессе

Все процессы происходят в специальной ИТ-системе.

Любой сотрудник банка может подать идею через форму на корпоративном портале или в самой системе. Затем эта идея направляется на экспертизу в подразделение, в чьей зоне ответственности находится направление. Эксперт принимает решение о целесообразности внедрения инициативы и отображает это в рецензии. Далее менеджер по инновациям меняет статус и отображает ответ эксперта, а автор получает уведомление об этом и комментарий, в котором в случае одобрения идеи указаны ориентировочные сроки ее реализации.

Менеджер по инновациям отслеживает, что происходит с одобренными идеями: взяты ли они в реализацию и реализованы ли в указанный срок. Информация об изменении статуса, а также о переносе срока направляется автору идеи.

Проработка и реализация идей находится на стороне бизнеса. В отдельных случаях «Лаборатория идей» может помочь бизнесу в ведении проекта.

О мотивации

У нас выстроена система мотивации для авторов и экспертов. Она подразумевает начисление виртуальной валюты – фишек, которые сотрудники затем могут обменять в специальном магазине на подарки по своему выбору. Авторов мы поощряем фишками за подачу уникальных идей и за одобренные идеи, а экспертов – за каждую оцененную идею.

У авторов есть возможность получить дополнительные фишки, принимая участие в особых кампаниях, когда от бизнеса поступает запрос на идеи на определенную тему. Победители таких кампаний – а их бывает от одного до трех – получают дополнительные фишки за призовые места, а также поздравление от председателя правления банка.

Есть рейтинг лучших авторов – тех, кто предложил больше всех идей. В этом же рейтинге видно, сколько идей из предложенных было одобрено. Также есть рейтинг экспертов: там показываем, сколько идей каждый эксперт оценил и насколько оперативно.

На основании рейтинга выбираем лучших авторов и экспертов. Один раз в квартал мы называем их в статье, посвященной результатам работы «Лаборатории». А один раз в год самых успешных пригашаем в Москву на награждение. В этом году мы подарили лучшим инноваторам тренинг, посвященный развитию креативности и освоению инструментов выработки решений. У них была возможность принять участие в крупном ежегодном корпоративном мероприятии, в рамках которого каждого из них пригласили на сцену и вручили подарки от председателя правления и его заместителя, который отвечает за работу «Лаборатории идей».

О коммуникациях

Мы постоянно напоминаем, что «Лаборатория идей» работает: размещаем плакаты в лифтовых холлах, публикуем новости и баннеры во внутренних СМИ. Публично поощряем активных участников, награждаем, освещаем церемонию.

Также мы объясняем, какое поведение является целевым, и поощряем его через награждение и коммуникации, информируем о потребностях бизнеса, проводя отдельные кампании. Показываем поддержку топ-менеджеров и демонстрируем вовлеченность первого лица. Кстати, в качестве приза лучший автор может выбрать завтрак с кем-то из топ-менеджеров компании.

Поддерживаем вовлеченность сотрудников через ежегодный опрос авторов, экспертов и внесение изменений в работу системы на основании полученных ответов. Проводим маркетинговые акции и конкурсы «Приведи нового автора», «Новогодняя распродажа».

Автор текста: Александр Кулагин