Ненужные бумаги

Алексей ИВАШКИН
начальник Департамента
управления делами
ОАО «РЖД»

Решение о разработке и внедрении электронного документооборота в ОАО «РЖД» было принято в 2005 году президентом компании Владимиром Якуниным.

В целях реализации его поручения о повышении эффективности и ­оперативности управления ОАО «РЖД» за счёт мгновенной доставки документов, упрощения ­работы с помощью электронного архива документов и создания прозрачного механизма контроля исполнения поручений «сверху донизу» разработана и внедрена Единая автоматизированная система документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД), которая в настоящее время эксплуатируется в аппарате управления, филиалах, структурных подразделениях и частично дочерних обществах ОАО «РЖД».

Функциональным заказчиком проекта стал Департамент управления делами, отвечающий за организацию корпоративного делопроизводства в компании. Для учёта всех особенностей документооборота и отработки взаимодействия между подразделениями в качестве пилотного полигона был выбран аппарат управления ОАО «РЖД». В течение нескольких месяцев 2007 года все документы обрабатывались в двух системах: АСКИД (автоматизированная система контроля исполнения документов) и разрабатываемой ЕАСД.

Отличиями новой системы от эксплуатируемой с 1997 года АСКИД были определены: формализация и упрощение работы со всеми видами документов, своевременное и качественное предоставление необходимой информации, построение единого информационного пространства документационного обеспечения.

В период с августа 2007 года по февраль 2008 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию во всех департаментах, управлениях и структурных подразделениях аппарата управления. На данном этапе в системе работало около 3,5 тыс. пользователей, сейчас – 60 тыс.

На базе учебного центра Главного вычислительного центра было организовано очное обучение ключевых пользователей департаментов, которые в свою очередь обучали своих коллег работе в системе. Поскольку ЕАСД рассчитана на пользователей без особой подготовки, проста в использовании, вновь принимаемые на работу специалисты без труда осваивают её. Никакого дополнительного обучения не требуется.

Для удобства разработаны интерактивные дистанционные обучающие курсы для пользователей всех уровней и ролей в системе.
Созданная служба поддержки, состоящая из специалистов ГВЦ, Департамента управления делами, информационно-вычислительных центров железных дорог, постоянно консультирует всех обращающихся по любым вопросам функционирования системы.

Сейчас основная задача – тиражирование ЕАСД на региональные предприятия. Параллельно отрабатывается второе направление – оптимизация процессов документооборота. Постоянно упрощается обработка документов, так как на практике пока ещё выявляются дублирующие функции. Но оптимизация – это постоянный процесс, так как происходит развитие новых технологий, модернизация техники, продолжается реформа отрасли. В частности, в 2009 году в ЕАСД добавили модуль «Договорная работа», чтобы согласование договоров было более оперативным и прозрачным для всех участников этого процесса, а также для контроля за сроками согласования.

Для топ-менеджмента разработано мобильное рабочее место руководителя (РМР), что позволяет в командировках, на выездных и других мероприятиях работать в системе: отдавать поручения, подписывать документы и т.д. Это альтернативный упрощённый интерфейс топ-менеджмента РЖД для работы с ЕАСД в автономном режиме. Сейчас РМР будет разрабатываться и для IPad. Но, к сожалению, пока ещё далеко не все руководители предпочитают работать с электронными доку­мен­тами.

Также департамент инициировал проект по созданию электронного хранилища документов в холдинге «РЖД».

Введением в действие ЕАСД решены следующие задачи:
– создание иерархического, защищённого от несанкционированного доступа архива электронных документов, обеспечивающего полнотекстовый и атрибутивный поиск, и получение на его основе аналитической информации для оценки эффективности работы компании и совершенствования её бизнес-процессов;
– сокращение сроков согласования и утверждения документов;
– обеспечение возможности справочно-поисковой работы с электронными документами;
– повышение качества работы с документами за счёт сокращения времени их доставки, обработки и поиска, а также как результат – оперативности, обоснованности и корректности принимаемых решений;
– повышение уровня исполнительской дисциплины за счёт обеспечения информационной прозрачности процессов разработки, согласования и прохождения документов, обеспечивающей контроль на любой стадии;
– осуществлена отдельная разработка – рабочее место руководителя, позволяющее принимать решения по документам в отрыве от рабочего места.

Сегодня система обеспечивает автоматизацию полного цикла канцелярского документооборота: входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной документации, договоров, поручений, обращений граждан, заявок на командировки и отпуска. Кроме того, ЕАСД интегрирована с кадровой (ЕКАСУТР) и финансовой (ЕКАСУФР) системами.

Полномасштабное внедрение ЕАСД во всех филиалах, структурных подразделениях проводится согласно утверждённому президентом ОАО «РЖД» плану. Разработана система для дочерних обществ, которая позволит обмениваться электронными документами, поручениями в рамках юридических полномочий.

Система хорошо зарекомендовала себя в дочерних обществах – Федеральной пассажирской компании, Федеральной грузовой компании и многих других. В остальных ДЗО функционирует по 1–2 рабочих места, на которые посылаются поручения руководства ОАО «РЖД» и осуществляется контроль их исполнения.

В связи с тем, что ЕАСД является объёмной, гибкой и многофункциональной системой, каждое подразделение, дочернее общество или филиал могут настроить её под свои собственные требования. Но можно отметить, что если какое-то предприятие не участвует в согласовании договоров, оно может эту функцию не использовать, при этом не нарушая всего процесса документо­оборота.

Внедрение ЕАСД во всех подразделениях компании, а также переход на подписание внутренних документов с применением электронной цифровой подписи позволят в обозримой перспективе отказаться от бумажных документов внутри компании.

Как вы оцениваете результаты внедрения системы электронного документооборота?

Александр Ершов,
заместитель начальника управления информационных технологий ОАО «Федеральная пассажирская компания»:

– ОАО «ФПК» первой среди компаний холдинга ОАО «РЖД» внедрила механизмы электронно-цифровой подписи в процессах электронного документооборота на базе ЕАСД. В течение2010-2011 годов мы разработали в системе специфичные для нашей компании функциональные блоки. И так как в холдинге единая методология делопроизводства, дальнейшее развитие ЕАСД проводится по решению рабочей группы РЖД, в которой также состоят и специалисты ФПК.

В данный момент перед нами стоит задача тиражирования этой технологии на разбросанные по всей территории страны филиалы ФПК и линейные предприятия. В этих условиях электронный документооборот имеет ключевые преимущества, прежде всего в скорости. Например, внедрение ЕАСД в центральном аппарате позволяет обработать вместо 30 документов в день до 8о и больше. Плюс полный контроль за исполнением поручений, так как в системе достаточно легко отследить все стадии прохождения любого документа. Кроме того, работает обратная связь, мы также видим, к кому в ОАО «РЖД» документ поступил на исполнение и как он обрабатывается.

Анна Фещенко,
технолог Хабаровского информационно-вычислительного центра:

– Преимущество, прежде всего, в скорости получения корреспонденции, обработки документов. Это оперативность обращения входящих, исходящих. Сравните, сколько письмо идёт по электронной почте и сколько телеграмма. Кроме того, через ЕАСД удобно контролировать исполнение поручений, например, поступающих от руководства дороги в службы или дирекции. Можно проследить цепочку от прихода документа до того момента, кому он был отписан для исполнения, что делал конечный исполнитель. И система более объективна. Так, практически нельзя зарегистрировать документ задним числом. Но, несмотря на то, что введён электронный документооборот, никто не отменял бумажных носителей. Корреспонденцию приходится дублировать, прибегать опять к тем же телеграммам.

Алексей Гуменников,
начальник Управления информационных технологий ОАО «Желдорреммаш»:

– В Единой автоматизированной системе документооборота (ЕАСД) мы работаем с момента выделения в дочернее предприятие в июле 2009 года. По сравнению с бумажной технологией в ЕАСД вижу только преимущества. Вся информация прозрачна, системой обеспечивается контроль выполнения поручений, можно оперативно получить исчерпывающие данные по любому документу. Соответственно, значительно повысился и уровень исполнительской дисциплины в «Желдорреммаше». ЕАСД для нас – это и средство взаимодействия с материнской компанией, так как система помогает своевременно выполнять распоряжения, приказы и поручения РЖД. В той же мере это незаменимый инструмент и для руководства холдинга.

При внедрении ЕАСД основная нагрузка упала на сотрудников, которые отвечают за основной документооборот. У нас к системе РЖД подключены рабочие места в приёмной генерального директора компании. Но внутри «Желдорреммаша» эксплуатируется и собственная система электронного документооборота, цель которой обеспечить выполнение локальных распоряжений, приказов, поручений, а также решать вопросы информационного взаимодействия между подразделениями.

Сегодня основной блок вопросов по внедрению ЕАСД решён, однако это не исключает её дальнейшего развития, так как меняются процессы управления, обновляются техника и технологии.

Алёна Хохрова,
заместитель начальника службы управления делами Красноярской дороги:

– Наша магистраль в числе первых начала работать в системе электронного документооборота. На сегодня уже почти все службы и подразделения подключены и ощутили на себе все плюсы такой работы. Большая часть документов теперь не подшивается, не оставляется на хранение. А поскольку документ после регистрации поступает в систему в течение 3-5 минут, это позволяет значительно сократить сроки его обработки и исполнения.

Конечно, пока существует ряд сложностей, связанных с технической стороной внедрения ЕАСД. В частности, одна из самых массовых дирекций – Дирекция инфраструктуры – ещё находится в стадии подключения. А поскольку в её состав входит большинство оперативных служб, то большой объём распорядительных документов в их адрес направляется в бумажном виде.

Пока нет связи с серверам и структур, находящихся в прямом московском подчинении. Поэтому, когда какой-либо документ адресуется им резолюцией начальника дороги, мы не можем создать поручение для них. Опять-таки приходится досылать документы электронной почтой либо в бумажном виде. Надеемся, что к концу года все эти моменты будут решены.

Ещё один важный вопрос: многие исполнители не могут привыкнуть к тому, что ЕАСД не терпит неточностей. В отличие от бумажного документооборота, в электронном невозможно что-то исправить, если при составлении документа допустил ошибку. Документы в ЕАСД не уничтожаются, все исправления впоследствии хранятся в системе. Поэтому нужно учиться быть предельно внимательными, работать чётко.

Александр Коноплин,
начальник топливно-энергетического центра Юго-восточной дороги:

– ЕАСД однозначно ускоряет документооборот. Например, секретарь главного инженера рассылает документ, и его получают все причастные через секунду, не надо снимать копии и разносить по кабинетам. Плюс адресат видит уведомление о новом документе, а отправивший может контролировать, получили ли послание, дали ли ответ. В общем, проследить можно всё, начиная от времени рассылки, заканчивая ходом исполнения и сроками. Удобств много, но и недостатки есть. Когда ЕАСД внедрялась, мы думали, что бумага уже не понадобится. Однако резолюцию на электронный документ не наложить. Распечатываем, расписываем, сканируем и рассылаем дальше причастным. То есть если раньше ставили на документе резолюцию и рассылали почтой, то теперь ставим, сканируем, отсылаем по электронной и обычной почте. Бумага никуда не делась, объёмы её не сократились. При этом нам в топливно-энергетическом центре ещё сравнительно легко справляться с её потоком, а вот у коллег в Дирекции тяги объём документов больше. Им сложнее работать. С другой стороны, доставка документов через ЕАСД мгновенная, и это перекрывает все недостатки, а бумажные экземпляры тоже не зря делаются. С локальными сетями может случиться всякое, электричества, в конце концов, не будет или вирус, не дай бог, обрушит систему.

Источник: Журнал для руководителей компаний транспортной отрасли «Пульт управления», № 6 (10) / 2012, декабрь 2012 г., с.6-11