Инструмент совершенствования производственных и управленческих процессов

В условиях нестабильной экономической ситуации и ограниченности материальных и финансовых ресурсов особое значение приобретает использование ресурсов интеллектуальных, в частности идей сотрудников, направленных на улучшение работы компании. Процесс управления инновационными идеями на полигоне Приволжской железной дороги выстроен по принципу Эдвардса Деминга, или PDCF, т.е. Plan – Do – Check – Act – планирование, осуществление, проверка, воздействие (корректировка, улучшение).

В целях максимального вовлечения работников и руководителей всех уровней в совершенствование производственных и управленческих процессов дорога совместно с ЗАО «ТЕКОРА» (ТЕхнологии КОрпоративного РАзвития) при поддержке Департамента информатизации ОАО «РЖД» разработала и с 1 июля 2014 г. эксплуатирует Систему подачи предложений 4И (Информационный Инкубатор Инновационных Идей), именуемую далее Системой 4И или просто Системой. Она дает каждому работнику возможность участия в улучшении работы как собственного, так и смежных предприятий, обеспечивает коллективные обсуждение и оценку значимости поданных предложений, а также их коллективную доработку.

В структурных подразделениях дороги соответствующими приказами определены ответственные участники работы в Системе, выступающие в ролях Публикатора, Менеджера, Эксперта, Руководителя. Любой работник, имеющий на рабочем месте компьютер, подключенный к сети передачи данных, может самостоятельно зарегистрироваться в Системе, создать и опубликовать предложение. В данном случае он выступает в роли Автора. Если у Автора отсутствует рабочее место, подключенное к сети передачи данных, он может обратиться к Публикатору – работнику своего структурного подразделения, назначенному приказом руководителя структурного подразделения для публикации предложений в Системе от лица Автора (группы Авторов) с обязательным указанием авторства предложения.

После опубликования предложение поступает на первичное рассмотрение работнику предприятия, выполняющему роль Менеджера. В функции последнего входят: первичное рассмотрение предложения и принятие соответствующего решения («К внедрению», «На доработку», «Отклонить», «Перенаправить»); формирование задания на экспертизу и выбор Экспертов; передача результатов рассмотрения предложения Руководителю; подготовка планов мероприятий по работе с предложением (при необходимости обмен опытом, определение источника финансирования); контроль за внедрением предложения; мотивация Автора.

Назначенный приказом руководителя структурного подразделения Эксперт (им может быть кадровик, экономист, специалист по охране труда и т.д.), получив задание на экспертизу, может принять его к исполнению или отказаться, вернув Менеджеру с обязательным указанием причины отказа. Эксперт, принявший задание Менеджера, должен: провести экспертизу; написать комментарий на описание Автором проблемы, решения и результата; дать рекомендацию по заданию; отправить результаты экспертизы Менеджеру. Менеджер, ознакомившись с результатами, может принять их или отправить Эксперту на доработку. При положительном заключении Эксперта Менеджер присваивает предложению статус «Рекомендовано» и отправляет предложение Руководителю для принятия окончательного решения.

Менеджер может направить задание на экспертизу Эксперту из другого подразделения, но только после заключения Эксперта своего подразделения о необходимости такого направления. В случае очевидной полезности и проработанности предложения Менеджер может ускоренным порядком рассмотреть его без экспертизы и рекомендовать к внедрению.

Руководитель структурного подразделения, зарегистрированный в Системе и выступающий в ней в роли Руководителя, анализирует предложения, поданные работниками структурного подразделения, и принимает решения об их внедрении и тиражировании на основании рекомендаций Менеджера. После этого Менеджер присваивает таким предложениям статус «Внедрено». При принятии отрицательного решения по предложению Руководитель присваивает ему статус «Архив» с обязательным комментарием о причине принятия такого решения. На этом работа по данному предложению завершается.

В случае отсутствия необходимых финансовых ресурсов для реализации поданной идеи на уровне предприятия Руководитель (линейного предприятия) должен направить предложение на рассмотрение в соответствующую дирекцию (для предприятий Приволжской дирекции инфраструктуры – в соответствующую службу этой дирекции) для решения вопроса о выделении средств.

Для организации контроля за исполнением бизнес-процесса сбора и обработки предложений работников дороги с использованием Системы 4И на уровне Регионального центра корпоративного управления (РЦКУ) приказами руководителей подразделений РЦКУ, курирующих соответствующие рубрики по направлениям деятельности, определены роли Внешнего эксперта и Внешнего менеджера. Внешний эксперт обеспечивает проведение экспертизы в рамках своей производственной деятельности на уровне РЦКУ, Внешний менеджер контролирует рассмотрение и внедрение предложений в Системе.

На всех уровнях управления Приволжской железной дороги организовано постоянное рассмотрение поданных в Систему предложений. Для этого два раза в месяц на предприятиях проводятся заседания рабочих групп. Протокол заседания в срок не более трех суток направляется в соответствующую дирекцию или службу, где не реже одного раза в месяц проходит рассмотрение предложений с приглашением Внешних экспертов от РЦКУ.

Службами технической политики и корпоративного управления и реализации стратегии Приволжской железной дороги разработан типовой протокол совещания, включающий в себя основные вопросы соблюдения нормативной базы в области Системы 4И. В соответствии с этим протоколом по итогам ежемесячных совещаний дирекции определяют автора лучшего предложения и формируют презентационный материал по данному предложению для трансляции на ТВ-панелях в здании управления дороги. Кроме этого, дирекции выбирают лучшее предложение месяца для участия в конкурсе «Улучшай! Все в твоих руках!». Итоги конкурса подводятся ежеквартально.

Для повышения эффективности использования возможностей Системы при начальнике дороги созданы рабочие группы, возглавляемые заместителями начальника дороги по функциональным зонам ответственности. Заседания этих рабочих групп проходят один раз в месяц. Предварительно службы технической политики, охраны труда и промышленной безопасности, корпоративного управления и реализации стратегии, центр охраны окружающей среды, топливно-энергетический центр, конструкторско-технологическое бюро проводят рассмотрение поданных предложений по кругу своей ответственности, контролируют их внедрение, наличие обратной связи между руководителями всех уровней и авторами. Кроме того, представители РЦКУ участвуют в заседаниях рабочих групп региональных дирекций, анализируют качество их работы и готовят предложения для рассмотрения на ежемесячных заседаниях рабочих групп, возглавляемых заместителями начальника дороги по функциональным зонам ответственности.

Для повышения вовлеченности персонала в процесс подачи предложений у каждого работника Приволжской железной дороги на рабочем столе персонального компьютера размещена адресная ссылка на Систему 4И. Ежедневно в 9:00 появляется всплывающее окно с информацией о Системе и конкурсе «Улучшай! Все в твоих руках!». Информация о конкурсе публикуется также в отраслевых СМИ и на сайте Приволжской железной дороги. На дороге подготовлены плакаты и лифлеты о Системе, каждая дирекция самостоятельно определяет потребность в количестве побуждающих материалов, заказывает их через Приволжский центр научно-технической информации и библиотек и размещает в своих структурных подразделениях.

На конец февраля 2016 г. в Системе было зарегистрировано более 13 тыс. предложений работников. Бóльшая их часть (около 62%) направлена на изменение конструкции изделий, техники, технологии производства, снижение всех видов потерь, улучшение условий труда, внедрение ресурсо- и энергосберегающих средств.

В целях повышения вовлеченности персонала в процесс подачи предложений на дороге подготовлена Памятка для публикаторов в Системе 4И с образцами мотивационных плакатов и лифлетов. В распространяемой информации особо отмечается возможность получения вознаграждения за любое поданное предложение. На дороге создан специальный мотивационный фонд для поощрения активных пользователей Системы, а также победителей и призеров конкурса «Улучшай! Все в твоих руках!».

Из нематериальных форм мотивации на дороге наиболее широко применяются награждение свидетельством «Лучшая идея» или благодарственным письмом, публикация информации в газетах «Гудок» и «Железнодорожник Поволжья» как об авторах лучших идей, так и о работе с предложениями по улучшению. На 2016 г. дополнительно предусмотрено ежеквартальное награждение служб/дирекций, показавших лучший результат, переходящим кубком, а показавших худший результат – специальным призом «Стоп-кран».

Для дальнейшего развития возможностей Системы 4И на 2016 г. установлены следующие целевые задачи:

• 100%-ное подключение к работе с Системой всех предприятий полигона дороги;

• 80%-ное вовлечение работников полигона дороги в процесс улучшения с использованием Системы.

Результаты применения Системы 4И, как инструмента совершенствования производственных и управленческих процессов в структурных подразделениях полигона Приволжской железной дороги были рассмотрены на Совете главных инженеров ОАО «РЖД» 1 марта 2016 г. Совет признал целесообразным применение данной системы на сети дорог после ее доработки с добавлением следующих функций:

• интеграция Системы 4И с такими системами, как Система 4i (конкурс «Новое звено»), СПМ^*, АСУ НТИ^**, АСУ НТО-9^***;

• автоматизированное формирование аналитической отчетности и рейтинга предложений;

• добавление в Систему предложений с использованием сети Интернет, в том числе с личных мобильных устройств работников массовых профессий;

• рассылка уведомлений пользователям о наступлении конкретных событий в Системе посредством корпоративной электронной почты.

В случае реализации такой Системы будет создано единое информационное пространство процесса управления инновационными идеями на сети дорог.

г. САРАТОВ

А.Н. СМОРОДИН,
главный инженер Приволжской железной дороги

Источник: Журнал «Железнодорожный транспорт», № 06 2016 год

^* В латинской транскрипции CPM (Corporate Performance Management) – система управления эффективностью предприятия.

^** Автоматизированная система управления научно-технической информацией

^*** НТО-9 – форма внутренней статистической отчетности «Отчет о рационализаторской деятельности».