Марафон идей

Об организации «Лаборатории идей», ее связи с мотивацией персонала, особенностях коммуникации и обучения сотрудников, а также о том, как подобные проекты могут помочь компании в кризис, рассказывает Инна Герасимова, руководитель направления по инновациям дирекции процессного управления банка «УРАЛСИБ».

До запуска проекта рекомендуем определить цели и задачи, которые он должен решить. На примере «Лаборатории идей» банка «УРАЛСИБ» мы можем сказать, что подобные проекты будут полезны для любой крупной компании. С одной стороны, они помогают развитию бизнес-процессов, сокращению затрат, улучшению качества обслуживания клиентов и повышению удовлетворенности сотрудников компании. С другой – способствуют формированию корпоративной культуры и вовлеченности сотрудников.

Суть работы

«Лаборатория идей» была запущена в банке «УРАЛСИБ» 25 июля 2017 года. Любой сотрудник может предложить свою идею на внутреннем корпоративном портале. Затем к работе подключаются эксперты, которые оценивают качество предложения и его выполнимость. По результатам экспертизы лица, принимающие решения, выносят свой «вердикт», и, если идея одобрена, реализаторы воплощают ее в жизнь.

Это если в нескольких предложениях коротко описать суть работы с идеями. Однако, как и в любом масштабном проекте, важны детали. Остановимся на них подробнее.

Принципы

Уже при запуске «Лаборатории идей» мы предусмотрели ряд принципов, на которых строится ее работа. С ними каждый может ознакомиться на корпоративном портале.

Свобода

Каждый сотрудник может подать предложение, а также выразить свое мнение по любой идее. Чтобы авторы не боялись высказаться, предусмотрена возможность анонимного участия в проекте. Ни менеджер по инновациям, ни кто-либо еще не сможет выявить автора, если он выбрал опцию подачи идеи «инкогнито», но ответ он в любом случае получит.

Развитие

Любую идею можно дорабатывать и дополнять, чтобы повысить ее качество и ценность для банка, вне зависимости от уровня начальной проработки и степени детализации.

Объективность

Каждое предложение рассматривается по одним и тем же правилам. Во внимание принимаются реализуемость идеи и ее эффект для банка. Все идеи, даже самые незначительные, получают оценку и полноценный комментарий эксперта. Иногда мы получаем очень смелые и даже радикальные предложения, но и на них автор получит конструктивный ответ.

Приоритизация

При реализации положительно оцененных идей приоритеты устанавливаются исходя из интересов развития банка.

Прозрачность

Автор, а также каждый участник системы видят оценку любой идеи и текущий статус ее реализации. В случае отказа от внедрения идеи причины этого понятно описаны в системе.

Базовые элементы

Система работы «Лаборатории идей» включает в себя четыре ключевых элемента.

1. ИТ-система

Создайте удобную ИТ-систему, которая позволит автоматизировать процесс обработки идей и выстроить коммуникацию между участниками системы на всех этапах, от подачи до реализации. Принимая решение об использовании такой системы, мы рассматривали два варианта: разработать ее самостоятельно или использовать промышленное рыночное решение. В конце концов мы остановились на втором.

2. Процесс

Выстройте процесс работы с идеями. Мы в «Лаборатории идей», с одной стороны, учитывали рыночные практики, с другой — понимали, что этот процесс уникален для каждой компании. Он учитывает особенности организационной структуры, систему и культуру принятия решений, а также текущие бизнес-процессы. И наш банк не исключение.

Мы выделили три ключевые роли:

Автор идеи: любой сотрудник банка может подать идею через форму на корпоративном портале или в самой системе.

Менеджер по инновациям: изучает идею и задает автору уточняющие вопросы в случае необходимости, а затем направляет эту идею на экспертизу в подразделение, в чьей зоне ответственности находится идея.

Эксперт: принимает решение о целесообразности внедрения инициативы и отображает это в рецензии в системе.

Далее менеджер по инновациям меняет статус в системе и отображает ответ эксперта, а автор получает уведомление о смене статуса и комментарий, в котором в случае одобрения идей указаны ориентировочные сроки ее реализации.

Менеджер по инновациям также отслеживает, что происходит с одобренными идеями, взяты ли они в реализацию и реализованы ли в указанный срок. Информация об изменении статуса, а также о переносе срока направляется автору идеи.

Проработка и реализация идей находится на стороне подразделений банка. В отдельных случаях «Лаборатория идей» может помочь им в ведении проекта.

Мы определили два подхода к работе с идеями:

• «Свободный микрофон», когда сотрудник может подать идею на любую актуальную тему.
• Проведение инновационных кампаний по запросу бизнес-подразделений. Каждая кампания посвящена конкретной теме: повышение продаж, оптимизация процесса, сокращение расходов и т. д. «Лаборатория идей» сообщает сотрудникам о проведении кампании через рассылку письма — запроса за подписью руководителя подразделения-заказчика и баннер на корпоративном портале, кликнув на который сотрудник переходит на форму подачи идеи в рамках кампании.

Идеи, предложенные в рамках кампании, проходят предварительную оценку экспертов, после чего заказчик принимает решение о том, какие идеи берутся в реализацию, а какие отклоняются, и определяет победителей.

Не все предложенные идеи принимаются в работу, однако мы стремимся сохранить их потенциал. Делаем это следующим образом. Форма предложения содержит несколько разделов, обязательных для заполнения: название идеи, описание проблемы, описание идеи, результат и комментарий. Каждый раз, обсуждая поступившие предложения с экспертом, мы анализируем не только саму идею, но и проблему, которая легла в ее основу. Бывает, что предложенная идея не дает лучшего решения проблемы, зато дает информацию о ее наличии. А это сигнал к тому, что ее нужно устранять.

3. Система мотивации

Не забывайте о мотивации. Нам удалось выстроить полноценную систему мотивации, в которую включены как материальная, так и нематериальная составляющие.

Материальная мотивация основана на внутренней валюте «Лаборатории идей» — фишках. Они начисляются и авторам, и экспертам.

Фишки можно копить и обменивать на призы. Помимо дорогих призов в системе есть возможность накопить и на небольшой подарок. Например, лампочку-антистресс с символикой «Лаборатории идей» может получить даже тот автор, чьи идеи не были одобрены. Так бренд «Лаборатории» постепенно появляется на столах сотрудников и повышает их интерес к инновационной площадке.

Нематериальная мотивация

• Рейтинги авторов и экспертов, которые размещены на корпоративном портале и доступны всем сотрудникам.
• На основании рейтинга выбираются лучшие авторы и эксперты.

Один раз в квартал мы называем их имена в статье, посвященной результатам работы «Лаборатории», а лучших по итогам года приглашаем в Москву на церемонию награждения с участием первых лиц банка. Кроме того, в этом году мы подарили лучшим инноваторам тренинг по развитию креативности и инструментам выработки решений.

4. Система коммуникации

Создайте благоприятную внутреннюю информационную среду, когда поощряются креативность и инновационность.

Задачи, которые решает система коммуникации «Лаборатории идей» в банке «УРАЛСИБ»:

• показывать целевое поведение авторов и экспертов и поощрять их через награждение и коммуникацию;
• информировать коллег о потребностях бизнеса;
• давать свободу предлагать идеи на ЛЮБУЮ тему;
• поддерживать вовлеченность сотрудников;
• показать поддержку топ-менеджемента.

Для этого в «Лаборатории идей» продуманы инструменты коммуникации.

• В лифтовых холлах и офисах банка, включая региональные подразделения, размещены плакаты как с известными мировыми инноваторами нашего времени, так и с лучшими авторами и экспертами УРАЛСИБа. На каждом плакате инноватора банка описаны его основные достижения.
• На корпоративном портале публикуются новости о лучших инноваторах по результатам квартала и года, о результатах и победителях кампаний; есть рубрика «Секреты лучших инноваторов» с рассказом о них и советами по генерации, предложению и оценке идей; даются анонсы мероприятий, проводимых «Лабораторией», и их итоги.
• Баннеры «Лаборатории» на портале банка оповещают о текущих кампаниях, поздравляют коллег с праздниками, приглашают на марафоны и т. д.
• На корпоративном портале создан отдельный раздел, где размещается вся информация о «Лаборатории идей».
• Организуется публичная церемония награждения.
• Проводятся промоакции: например, в офисе банка сотрудникам раздают промошоколадки как напоминание о проекте.

Результаты

Описанный комплексный подход позволяет эффективно работать с идеями сотрудников и получать хорошие результаты.

Мы измеряем экономический эффект от реализованных идей. Хочется отдельно отметить, что явный прямой/непосредственно экономический эффект имеют около половины идей. Остальные позволяют:

• повысить удовлетворенность клиентов;
• повысить удовлетворенность сотрудников;
• снизить риски;
• улучшить имидж банка на рынке.

Так как есть прямая зависимость между количеством идей и вовлеченностью сотрудников, то вторым показателем результативности «Лаборатории идей» является вовлеченность, то есть доля сотрудников, предложивших хотя бы одну идею в рамках работы «Лаборатории». И этот коэффициент постоянно растет.

Инна Герасимова

Источник: Журнал «УРАЛСИБ»