Системный подход к работе с идеями сотрудников

Сначала нами были определены основные цели и задачи, которые должна была решить «Лаборатория идей». А именно:

• получение центральным офисом не только информации о проблемах, которые есть в региональной сети, но и предложений для их решения;
• трасформация корпоративной культуры в сторону открытости изменениям;
• создание инструмента для сотрудников, который позволит им влиять на происходящие в организации изменения.

А теперь поговорим подробнее о самой «Лаборатории идей». Она была запущена нами почти три года назад. Механизм работы «Лаборатории» прост. Любой сотрудник может предложить свою идею на внутреннем корпоративном портале. Затем к работе подключаются эксперты, оценивающие качество предложения и его выполнимость. По результатам экспертизы лица, принимающие решения, выносят свой «вердикт», и, если идея одобрена, реализаторы воплощают ее в жизнь.

Это если коротко. Но, как и в любой непростой системе, важны детали. Остановимся на них подробнее.

Принципы работы с идеями

Уже при запуске «Лаборатории идей» мы предусмотрели ряд принципов, на которых строится ее работа. Они являются публичными, и с ними может ознакомиться каждый сотрудник на корпоративном портале в разделе «Лаборатории». Такими принципами являются, например, следующие пять:

1. Свобода предложения/мнения

Каждый сотрудник может подать предложение, а также высказать свое мнение по любым предложенным идеям. Чтобы авторы не боялись высказаться, мы предусмотрели возможность подать идею анонимно. Ни менеджер по инновациям, ни кто-либо еще не сможет определить автора, если он выбрал опцию подачи идеи «инкогнито», но ответ по идее он в любом случае получит.

2. Развитие идей

Любая идея может дорабатываться и дополняться с целью повышения ее качества и ценности для организации, вне зависимости от уровня начальной проработки и степени детализации.

3. Объективность оценки

Каждое предложение рассматривается по одним и тем же правилам. Во внимание принимаются реализуемость идеи и ее эффект. Все идеи, даже самые незначительные, получают оценку и полноценный комментарий эксперта. Иногда мы получаем очень смелые и даже радикальные предложения, но и на них автор получит конструктивный ответ.

4. Приоритизация идей

Есть установленные приоритеты при реализации положительно оцененных идей исходя из интересов развития организации.

5. Прозрачность работы с идеей

Автор, так же как и каждый участник системы, видит оценку любой идеи, а также текущий статус ее реализации, если идея была положительно оценена. В случае отказа от реализации идеи причины должны быть понятно описаны в системе.

Четыре базовых элемента системы работы с идеями

Система работы «Лаборатории идей» включает в себя четыре элемента (см. рис. 1):

• ИТ-система;
• процесс;
• система мотивации;
• система коммуникации.

Четыре элемента системы (рисунок 1)

ИТ-система

Принципиально важно выстроить удобную для участников ИТ-систему, которая позволит автоматизировать процесс обработки идей и выстроить коммуникацию между ее участниками от инициативы до реализации. Принимая решение об использовании такой системы, мы рассматривали два варианта — разработать ее самостоятельно или использовать промышленное рыночное решение. В результате выбор был сделан в пользу рыночного решения.

Процесс

Выстраивая процесс работы с идеями (см. рис. 2), мы учитывали различные решения и существующие успешные практики. В то же время мы понимали, что процесс работы с идеями уникален для каждой компании. Он должен учитывать особенности организационной структуры, систему и культуру принятия решений, а также текущие бизнес-процессы.

Процесс работы с идеями и задачи, способствующие его реализации (рисунок 2)

В нашей организации в процессе мы выделили три ключевые роли:

• Автор идеи — любой сотрудник — может подать идею через форму на корпоративном портале или в самой системе.
• Менеджер по инновациям. Он изучает идею и задает автору уточняющие вопросы в случае необходимости, а затем направляет идею на экспертизу в подразделение, в чьей зоне ответственности она находится.
• Эксперт. Он принимает решение о целесообразности внедрения инициативы и отображает это в своей рецензии.

Именно менеджер по инновациям меняет в системе статус идеи и отображает ответ эксперта, а автор получает уведомление о смене статуса и комментарий, в котором в случае одобрения идеи указаны ориентировочные сроки ее реализации.

Менеджер по инновациям также отслеживает, что происходит с одобренными идеями, взяты ли они в реализацию и реализованы ли они в указанный срок. Информация об изменении статуса, а также о переносе срока тоже направляется автору идеи.

Проработка и реализация идей находится на стороне бизнеса. У нас есть два подхода к работе с идеями:

• «Свободный микрофон» — когда любой сотрудник может подать идею на любую актуальную тему.
  
• Проведение инновационных кампаний по запросу бизнес-подразделений.

Каждая кампания посвящена какой-то конкретной теме: повышение продаж, оптимизация процесса, сокращение расходов и т.д. С помощью «Лаборатории идей» сотрудникам сообщается о проведении кампании с помощью рассылки письма-запроса за подписью подразделения-заказчика. Одновременно на корпоративном портале появляется баннер, кликнув на который, сотрудник переходит в форму подачи идеи в рамках кампании.

Идеи, предложенные в рамках кампании, предварительно оцениваются экспертами, после чего заказчик кампании, зачастую совместно со смежными руководителями, принимает решение о том, какие идеи берутся в реализацию, а какие — отклоняются, с соответствующими комментариями. Кроме того, заказчик определяет победителей кампании.

Не все идеи, предложенные в «Лабораторию идей», принимаются в работу, но мы работаем над тем, чтобы не потерять их потенциал. Каждая форма предложения идеи содержит следующие разделы, обязательные для заполнения: название идеи, описание проблемы, описание идеи, результат и комментарий.

Каждый раз, получая идею и обсуждая ее с экспертом, обсуждается не только сама идея, но и проблема, которая легла в ее основу. Бывает, что полученное предложение не дает лучшего решения описанной проблемы, оно дает информацию о наличии проблемы на местах. «Лаборатория идей» не настаивает на том, чтобы такое предложение бралось в работу, это остается на усмотрение бизнеса. Но мы всегда стараемся обсудить возможность и сроки решения проблемы, заявленной в идее.

Система мотивации

Важная составляющая проекта — система поощрения всех участников процесса. В «Лаборатории идей» выстроена своя система мотивации авторов и экспертов, которая имеет как материальную, так и нематериальную составляющую.

Материальная мотивация выстроена на основе внутренней валюты «Лаборатории идей» — фишек.

Авторы получают фишки за уникальные идеи и их одобрение. У них есть возможность получать дополнительные фишки, принимая участие в кампаниях. Победители кампаний, а их бывает от одного до трех, получают дополнительные фишки, количество которых зависит от призового места по результатам кампании.

Эксперту полагаются фишки за быструю и качественную оценку предложения.

Фишки можно копить и обменивать на призы: сумки, денежные сертификаты, ужины с топ-менеджерами банка и многое другое. Помимо ценных призов в системе есть возможность накопить и на небольшие подарки. Например, лампочку-антистресс с символикой «Лаборатории идей». Ее, кстати, может получить автор, чьи идеи не были одобрены. Так бренд «Лаборатории идей» постепенно появляется на столах сотрудников и повышается интерес людей к инновационной площадке.

Что касается нематериальной составляющей системы мотивации, то у нас есть рейтинг лучших авторов — тех, кто предложил больше всего идей. В этом же рейтинге видно, сколько идей из предложенных автором было одобрено. Отдельно существует рейтинг экспертов. В нем мы показываем, сколько идей оценено экспертом и насколько оперативно была произведена оценка. Рейтинг авторов и экспертов размещен на корпоративном портале и виден всем сотрудникам.

На основании рейтинга выбираются лучшие авторы и эксперты.

Один раз в квартал мы называем лучших в статье, посвященной результатам работы «Лаборатории». Один раз в год самых лучших по результатам года мы приглашаем в Москву на награждение, в рамках которого каждый из них приглашается на сцену и получает подарки и поздравления от руководителей. Кроме того, в этом году мы подарили нашим лучшим инноваторам тренинг по развитию креативности и инструментам выработки решений.

Система коммуникации

Очень важная функция «Лаборатории идей» — коммуникационная. С ее помощью создана благоприятная внутренняя информационная среда, встроенная в корпоративную культуру, в которой поощряются креативность и инновационность.

Задачи, которые решает система коммуникации в рамках работы с идеями:

• показывать целевое поведение авторов и экспертов и поощрять через награждение и коммуникацию;
• информировать о потребностях бизнеса;
• предоставить возможность предлагать идеи на ЛЮБУЮ тему;
• поддерживать вовлеченность сотрудников;
• демонстрировать поддержку топ-менеджмента.

В качестве инструментов коммуникаций используются:

• плакаты как с известными мировыми инноваторами нашего времени, так и с лучшими инноваторами нашего банка, которые размещены в лифтовых холлах и офисах банка, а также в офисах региональных подразделений. На каждом плакате инноватора банка описаны основные достижения: для автора — это количество предложенных и одобренных к реализации идей, для эксперта — количество оцененных, взятых в работу и реализованных идей, а также скорость их оценки;
• новости на портале банка о лучших инноваторах по результатам квартала и года, о результатах и победителях кампаний, в том числе по результатам награждений лучших инноваторов с перечислением их имен и заслуг;
• «Секреты лучших инноваторов» с рассказом о лучших и советами по генерации, предложению и оценке идей;
• новости о мероприятиях, проводимых «Лабораторией».

А также раздел на портале, который содержит массу полезной информации: рассказывает о самой «Лаборатории идей», принципах ее работы, процессе работы с идеями, системе мотивации, включает рейтинги лучших авторов и экспертов, а также показатели работы «Лаборатории».

Поддержка вовлеченности сотрудников

Вовлекать сотрудников помогают следующие мероприятия:

Проведение ежегодного опроса сотрудников по оценке качества работы «Лаборатории идей». По его результатам вносятся изменения в работу «Лаборатории».

Проведение маркетинговых акций и конкурсов. Например, акция «Приведи нового автора», в рамках которой авторы, ранее предлагавшие идеи, получали дополнительные фишки, если по их рекомендации новый автор предлагал идею в «Лабораторию».

Презентация «Лаборатории идей» на региональных конференциях для региональных руководителей, чтобы отметить наиболее активные подразделения и сотрудников, а также рассказать о реализованных с их помощью изменениях в организации.

Обучение в рамках работы «Лаборатории идей»

«Лаборатория идей» активно используется в качестве площадки для корпоративного обучения. В частности, с ее помощью мы проводим:

• обучение, направленное на повышение качества оценки идей, а также обратной связи от экспертов, — обучение работе с системой: памятки и видео, семинары;
• обучающие сессии по методологии дизайн-мышления на реальных проектах организации;
• обучение инструментам и навыкам развития креативности и выработки решений, а также проведения модераций.

Как «Лаборатория идей» помогает в оптимизации бизнес-процессов?

Сотрудники через «Лабораторию идей» говорят о проблемах в процессах, с которыми столкнулись либо они, либо клиенты. Они делают это или в рамках стандартного процесса, или в рамках кампании, посвященной оптимизации конкретного процесса, которую может заказать бизнес-подразделение или же подразделение, отвечающее за оптимизацию процессов в банке. Менеджер по инновациям передает собранную информацию менеджеру, отвечающему за оптимизацию процесса.

Для выявления проблем, с которыми сталкивается клиент, используются инструменты «Customer journey map», а также методы проведения качественного интервью и анализа полученной информации из методологии дизайн-мышления.

При оптимизации процесса анализируются идеи, поступившие в «Лабораторию» в рамках кампании, или из общей базы идей отбираются самые актуальные. А для выработки решений используется обсуждение в группе.

Результаты работы «Лаборатории идей»

Описанный выше инструмент позволяет эффективно работать с идеями сотрудников и получать хорошие результаты.

Результатом работы «Лаборатории идей» является экономический эффект от реализованных идей. Почти половина предложенных сотрудниками идей имеет прямой экономический эффект. Остальная половина позволяет:

• повысить удовлетворенность клиентов;
• повысить удовлетворенность сотрудников;
• снизить риски;
• улучшить имидж организации на рынке.

Кроме того, поскольку существует прямая зависимость между количеством идей и вовлеченностью сотрудников, то для оценки результативности «Лаборатории идей» используется показатель вовлеченности сотрудников, то есть доля сотрудников, предложивших хотя бы одну идею. Надо отметить, что данный коэффициент постоянно растет.

Источник: Газета «Экономика и Жизнь», № 26 (9842), 3 июля 2020 г.