ЕАСД РЖД

О проекте

ОАО «Российские железные дороги» – одна из крупнейших в мире железнодорожных компаний с колоссальными объемами грузовых и пассажирских перевозок, обладающая масштабной, территориально распределенной инфраструктурой, высококвалифицированными специалистами во всех областях железнодорожного транспорта, развитой научно-технической базой, проектными и строительными мощностями, а также значительным опытом международного сотрудничества.

В 2007 году руководство ОАО «РЖД» приняло решение автоматизировать документооборот аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

Основными предпосылками внедрения Единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД) в ОАО «РЖД» были:

• Отсутствие общих стандартов и инструментов работы с документами, как на уровне аппарата управления, так и на уровне филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД»;
• Отсутствие формализованных процедур согласования документов в рамках нескольких подразделений ОАО «РЖД»;
• Отсутствие сквозного контроля исполнения поручений.

Данные факторы негативно влияли на исполнительскую дисциплину и приводили к неконтролируемому увеличению сроков обработки документов, что, в свою очередь, отрицательно влияло на оперативность, актуальность и качество управленческих решений.

В связи с этим, в рамках проекта по внедрению ЕАСД в ОАО «РЖД» перед компанией «ТЕКОРА» были поставлены следующие задачи:

• Формализация и упрощение работы с документами;
• Создание эффективного механизма контроля исполнения поручений;
• Обеспечение своевременного и качественного предоставления необходимой информации руководству;
• Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений;
• Объединение аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД» в единое информационное пространство электронного обмена документами и управленческой информации.

В качестве программной платформы для внедрения ЕАСД в ОАО «РЖД» были выбраны программные продукты компании SAP AG. Выбор данной платформы обеспечил следующие преимущества:

• Возможность использования централизованных справочников SAP систем, например, справочника организационной структуры компании;
• Естественную интеграцию ЕАСД с существующими в ОАО «РЖД» системами SAP для связи электронных документов с хозяйственными операциями;
• Наличие подготовленного персонала для администрирования, внедрения, дальнейшего развития и поддержки ЕАСД;
• Наличие готовой инфраструктуры для обучения сотрудников, групп внедрения и конечных пользователей ЕАСД.

Ключевые этапы проекта

В августе 2007 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию на пилотном полигоне – в трех подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД» (Департамент управления делами, Департамент информатизации и корпоративных процессов управления, Департамент инвестиционной деятельности) и в двух филиалах ОАО «РЖД» (Главный вычислительный центр, Трансинформ). На этом этапе в ЕАСД работало около 1 000 пользователей.

В период с августа 2007 года по февраль 2008 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию во всех департаментах аппарата управления ОАО «РЖД». На данном этапе в ЕАСД работало около 3 500 пользователей.

С 2008 по 2010 годы специалистами компании «ТЕКОРА» были разработаны новые функциональные возможности ЕАСД. В том числе были реализованы функциональности: «Рабочее место руководителя» (РМР), «Договорная работа» и др. К концу 2010 года в ЕАСД работало около 8 000 пользователей.

С 2010 года осуществляется внедрение ЕАСД в филиалах и дочерних обществах ОАО «РЖД».

В 2011 году в ЕАСД работало около 10 400 пользователей – сотрудников аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

В 2011 году были проведены работы по развитию ЕАСД в части следующих функций:

• Обработка командировок и отпусков;
• Интерактивные справочные пособия;
• Усовершенствованные ЭЦП и файлы;
• Регистрация документов в распределенной системе;
• Администрирование потоков и операций;
• Новое поручение в распределенной системе»;
• Договоры в Рабочем месте руководителя;
• Синхронизация в распределенной системе»;
• Разработка функциональностей на базе ЕАСД ОАО «РЖД» для ОАО «ФПК».

В 2012 году проведены работы по разработке, опытной эксплуатации и вводу в постоянную (промышленную) эксплуатацию ЕАСД в части следующих функций:

• Администрирование потоков и операций. Новое поручение в распределенной системе;
• Согласование и подписание документов в распределенной системе;
• Интеграция с ЕК АСУФР (для ЦТЕХ);
• Администрирование в распределенной системе.

Кроме того, в 2012 году проведены работы по настройке:

• ПО «Рабочее место руководителя» в части отчёта по исполнительской дисциплине для президента ОАО «РЖД» по входящим и организационно-распорядительным документам, по исполненным и неисполненным поручениям; вывод технического номера и информации об организации, направившей входящий документ; поиск регистрационных карточек документов по регистрационным номерам и др.
• ПО ЕАСД в части отчетов и функциональностей, касающихся РК командировки, РК отпуска, РК поручения, РК договора, а также проверки именования логинов пользователей ЕАСД с учетом правил именования; формирования списка пользователей ЕАСД, которые названы с нарушением соглашения по именованию; замены имени пользователя в таблицах ЕАСД;

В 2013 году в ЕАСД работает 78 000 пользователей распределённого ландшафта, включающего 5 инсталляций системы электронного документооборота ОАО «РЖД».

В 2013 году проведены следующие работы:

• Настройка программного обеспечения распределенной системы и ПО «Рабочее место руководителя»;
• Модификация ПО ЕАСД в части интеграции с Хранилищем открытых ключей и настраиваемого интерфейса запуска отчетов;
• Модификация ЕАСД в части отчетов и администрирования в условиях распределенной системы;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Архив документов»;
• Модификация ЕАСД в части интеграции с регистрационными карточками договоров и дополнительных соглашений ЕРД;
• Настройка администрирования пользователей распределенной системы.

В 2014 году проведены следующие работы:

• Сопровождение ЕАСД в части настройки ПО;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию ПО ЕАСД в части РК договора и отчетов на полигоне внедрения (ЦН);
• Модификация ЕАСД в части администрирования в условиях распределенной системы;
• Модификация ЕАСД в части взаимодействия руководителя и помощника в ЕАСД и РМР.

В 2015-2017 годах проведены работы по разработке, модификации, настройке и сопровождению ЕАСД, в частности:

• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Обработка телеграмм и факсов»;
• Автоматизация процесса редактирования исходящих документов и ОРД;
• Модификация ПО рабочего места руководителя (с помощником, без помощника) на планшете;
• Модификация ЕАСД в части РК договора в условиях распределенной системы и работы с архивом документов;
• Конвертация данных по документам из АСКИД в ЕАСД;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Экспедиция»;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Доверенности»;
• Интеграция с системой НСИ для получения информации о контрагентах;
• Интеграция с системой СКИМ в части передачи из ЕАСД информации о ходе исполнения поручений высшего руководства;
• Разработка ПО РМР ЕАСД в части реинжиниринга интерфейса для работы с графическими заметками при взаимодействии руководителя и помощника;
• Разработка ПО, обеспечивающего механизм выгрузки данных из ЕАСД для передачи в ССТУ.РФ.

Перспективы развития проекта

Руководство ОАО «РЖД» планирует оптимизировать процессы электронного документооборота компании и уменьшить бумажный документооборот на 50%.

Кроме того, планируется расширение функциональных возможностей системы и повышение удобства ее использования, в соответствии с пожеланиями пользователей системы.

Внедрение новой функциональности в ЕАСД и РМР позволит повысить эффективность и оперативность управления компанией за счет:

• своевременного и качественного предоставления необходимой информации руководству ОАО «РЖД» для оценки эффективности управленческих процессов;
• упрощения работы и создания прозрачного механизма контроля исполнения поручений;
• ускорения информационных потоков и уменьшения числа ошибок при принятии управленческих решений;
• предоставления руководителям возможности видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов.

В период с 2018 по 2020 годы компания «ТЕКОРА» будет развивать функциональность ЕАСД исходя из поставленных целей.

Основные результаты проекта

Внедрение ЕАСД в ОАО «РЖД» обеспечило:

• Высокий уровень оперативности управления документами;
• Оптимизацию трудозатрат сотрудников ОАО «РЖД» при работе со всеми видами документов;
• Повышение исполнительской дисциплины сотрудников ОАО «РЖД»;
• Повышение скорости доставки документов для принятия управленческих решений руководителями всех уровней управления ОАО «РЖД»;
• Создание единого информационного пространства обмена документами, объединившего аппарат управления, филиалы и дочерние общества ОАО «РЖД»;
• Своевременное и качественное предоставление необходимой информации руководству ОАО «РЖД».

Оптимизация процессов обработки документов обеспечила получение следующих эффектов (в среднем по компании):

• Сократилось время поиска документов на 20%;
• Ускорилось согласование договоров, писем и организационно распорядительных документов на 30%;
• Уменьшилось количество пользовательских ошибок на 30%;
• Сократилось время доставки документов по всей стране на 50%;
• Сократилось время построения отчетности по документам на 20%;
• Сократилось время обработки командировок/отпусков на 30%;
• Прозрачность прохождения документа повысила эффективность документооборота на 50%.

Сергей Матвеев, компания «ТЕКОРА», Исполнительный директор:

«Проект внедрения Единой автоматизированной системы документооборота в такой территориально распределенной компании, как ОАО «РЖД», позволил нам коренным образом пересмотреть наши подходы к разработке и внедрению корпоративных информационных систем. Мы уделяем большое внимание непрерывному управлению требованиями к программному продукту на протяжении всего жизненного цикла проекта. Одним из ключевых факторов успеха для нас является эффективная организация коммуникаций между Исполнителем и Заказчиком, а также своевременная адаптация проекта к изменяющимся внешним и внутренним условиям. Самое ценное для нас – это значимость результатов нашей работы для Заказчика и высокая степень его доверия».

В рамках проекта был решен ряд важных для ОАО «РЖД» задач по следующим функциональным областям управления документооборотом в компании:

• Канцелярия.

Обеспечена возможность регистрации бумажных документов в соответствии с ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления).

Реализованы функции создания и поддержки необходимого количества видов регистрационных карточек, ввода и редактирования реквизитов, присвоения документам регистрационных номеров, печати регистрационных карточек.

• Управление договорами.

Организован процесс подготовки, согласования, визирования, подписания и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Реализован процесс интеграции договоров и дополнительных соглашений с системой «Единый Реестр Договоров».

• Обращения граждан и организаций.

Организована работа с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

Реализован процесс подготовки файла для выгрузки в ССТУ.РФ, необходимого для выполнения передачи данных по обращениям граждан в ССТУ.РФ. Данный механизм реализован в целях выполнения указа Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» ОАО «РЖД».

• Заявки на командировки и отпуска.

Организован процесс рассмотрения и согласования заявлений на командировки/отпуска и передачи информации в кадровую службу для оформления необходимых распорядительных документов.

• Работа с электронными файлами.

Реализованы функции работы с файлами, автоматизированного ввода документов с бумажных носителей (потоковое и индивидуальное сканирование бумажных документов), управления иерархиями документов, управления версиями и статусами документов; подписания файлов с применением ЭЦП.

• Работа с архивом документов.

Реализовано Рабочее место архивариуса для работы с архивом документов, ведения и согласования номенклатуры дел, формирования дел временного хранения, оповещения о сроках хранения дел, уничтожения дел временного хранения, формирования и утверждения дел постоянного хранения, утверждения сдаточной описи дел постоянного хранения, архивного поиска и отчетов.

• Контроль исполнения.

Обеспечена возможность контроля по срокам выполнения операций над документами (согласование и утверждение документов, исполнение резолюций и т.д.). Реализована функциональность оповещений о поступлении новых документов, напоминаний по поручениям, а также информирования о нарушении сроков исполнения документов, в том числе по электронной почте. Разработана соответствующая отчетность.

• Маршрутизация документов и управление бизнес-процессами их обработки.

Созданы и настроены маршруты прохождения документов для каждого вида регистрационных карточек (workflow).

• Off-line client.

Для генеральный директора – председателя правления ОАО «РЖД» и руководителей высшего звена разработано автоматизированное рабочее место руководителя (РМР), позволяющее работать с системой как в автономном режиме (off-line client), так и при наличии подключения к ЕАСД:

• Рабочее место Руководителя с помощником, с возможностью ввода текстовых, голосовых и графических заметок по поступающим в рабочее место руководителя документам, а также подписания документов ЭП и создания проектов поручений. При этом фильтрация потока документов для руководителя осуществляется его помощником;
• Рабочее место Руководителя без помощника, с возможностью самостоятельной работы руководителя со всеми поступающими к нему документами (в том числе подписания ЭП, а также инициации поручений).
• Служба экспедиции.

Реализовано Рабочее место экспедитора для формирования и ведения реестров приема/передачи/отправлениях документов.

• Аналитика (поиск, отчеты).

Реализован поиск документов по любому набору атрибутов (в том числе полнотекстовый поиск).

Обеспечена возможность представления информации о документах в различных разрезах через модуль «Отчеты», позволяющий получать статистические отчеты, информационные отчеты, справки, сводки, печатные формы и т.д.

• Интеграция с системой СКИМ.

Реализовано формирование данных по исполнению контрольных поручений по документам вышестоящих органов.

В рамках интеграции ЕАСД и СКИМ происходит передача этих данных (по запросу из системы СКИМ).

• Управление доверенностями.

Организован процесс подготовки, согласования, подписания, регистрации, ознакомления, отмены, завершения срока действия и приостановки доверенности, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Кроме того, реализован процесс интеграции ЕАСД с системой ЦНСИ (Система централизованного ведения нормативно-справочной информации) для приема информации по контрагентам доверенностей.

ОАО «РЖД»

АСД ОЦО

Разработка и внедрение автоматизированной системы документооборота Общих центров обслуживания по ведению бухгалтерского и налогового учета и формированию отчетности на платформе SAP

ОАО «ФГК»

ЕАСД ФГК

Разработка новой функциональности на базе Единой автоматизированной системы документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) для ОАО «Федеральная грузовая компания» в части обработки договоров и связанных с ними документов

АО «ФПК»

ЕАСД ФПК

Разработка новой функциональности на базе Единой автоматизированной системы документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) для ОАО «Федеральная пассажирская компания» в части обработки обращений граждан