ЕАСД РЖД

О проекте

ОАО «Российские железные дороги» – одна из крупнейших в мире железнодорожных компаний с колоссальными объемами грузовых и пассажирских перевозок, обладающая масштабной, территориально распределенной инфраструктурой, высококвалифицированными специалистами во всех областях железнодорожного транспорта, развитой научно-технической базой, проектными и строительными мощностями, а также значительным опытом международного сотрудничества.

В 2007 году руководство ОАО «РЖД» приняло решение автоматизировать документооборот аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

Основными предпосылками внедрения Единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД) в ОАО «РЖД» были:

• Отсутствие общих стандартов и инструментов работы с документами, как на уровне аппарата управления, так и на уровне филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД»;
• Отсутствие формализованных процедур согласования документов в рамках нескольких подразделений ОАО «РЖД»;
• Отсутствие сквозного контроля исполнения поручений.

Данные факторы негативно влияли на исполнительскую дисциплину и приводили к неконтролируемому увеличению сроков обработки документов, что, в свою очередь, отрицательно влияло на оперативность, актуальность и качество управленческих решений.

В связи с этим, в рамках проекта по внедрению ЕАСД в ОАО «РЖД» перед компанией «ТЕКОРА» были поставлены следующие задачи:

• Формализация и упрощение работы с документами;
• Создание эффективного механизма контроля исполнения поручений;
• Обеспечение своевременного и качественного предоставления необходимой информации руководству;
• Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений;
• Объединение аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД» в единое информационное пространство электронного обмена документами и управленческой информации.

Ключевые этапы проекта

В августе 2007 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию на пилотном полигоне – в трех подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД» (Департамент управления делами, Департамент информатизации и корпоративных процессов управления, Департамент инвестиционной деятельности) и в двух филиалах ОАО «РЖД» (Главный вычислительный центр, Трансинформ). На этом этапе в ЕАСД работало около 1 000 пользователей.

В период с августа 2007 года по февраль 2008 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию во всех департаментах аппарата управления ОАО «РЖД». На данном этапе в ЕАСД работало около 3 500 пользователей.

С 2008 по 2010 годы специалистами компании «ТЕКОРА» были разработаны новые функциональные возможности ЕАСД. В том числе были реализованы функциональности: «Рабочее место руководителя» (РМР), «Договорная работа» и др. К концу 2010 года в ЕАСД работало около 8 000 пользователей.

С 2010 года осуществляется внедрение ЕАСД в филиалах и дочерних обществах ОАО «РЖД».

В 2011 году в ЕАСД работало около 10 400 пользователей – сотрудников аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

В 2011 году были проведены работы по развитию ЕАСД в части следующих функций:

• Обработка командировок и отпусков;
• Интерактивные справочные пособия;
• Усовершенствованные ЭЦП и файлы;
• Регистрация документов в распределенной системе;
• Администрирование потоков и операций;
• Новое поручение в распределенной системе»;
• Договоры в Рабочем месте руководителя;
• Синхронизация в распределенной системе»;
• Разработка функциональностей на базе ЕАСД ОАО «РЖД» для ОАО «ФПК».

В 2012 году проведены работы по разработке, опытной эксплуатации и вводу в постоянную (промышленную) эксплуатацию ЕАСД в части следующих функций:

• Администрирование потоков и операций. Новое поручение в распределенной системе;
• Согласование и подписание документов в распределенной системе;
• Интеграция с ЕК АСУФР (для ЦТЕХ);
• Администрирование в распределенной системе.

Кроме того, в 2012 году проведены работы по настройке:

• ПО «Рабочее место руководителя» в части отчёта по исполнительской дисциплине для президента ОАО «РЖД» по входящим и организационно-распорядительным документам, по исполненным и неисполненным поручениям; вывод технического номера и информации об организации, направившей входящий документ; поиск регистрационных карточек документов по регистрационным номерам и др.
• ПО ЕАСД в части отчетов и функциональностей, касающихся РК командировки, РК отпуска, РК поручения, РК договора, а также проверки именования логинов пользователей ЕАСД с учетом правил именования; формирования списка пользователей ЕАСД, которые названы с нарушением соглашения по именованию; замены имени пользователя в таблицах ЕАСД;

В 2013 году в ЕАСД работает 78 000 пользователей распределённого ландшафта.

В 2013 году проведены следующие работы:

• Настройка программного обеспечения распределенной системы и ПО «Рабочее место руководителя»;
• Модификация ПО ЕАСД в части интеграции с Хранилищем открытых ключей и настраиваемого интерфейса запуска отчетов;
• Модификация ЕАСД в части отчетов и администрирования в условиях распределенной системы;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Архив документов»;
• Модификация ЕАСД в части интеграции с регистрационными карточками договоров и дополнительных соглашений ЕРД;
• Настройка администрирования пользователей распределенной системы.

В 2014 году проведены следующие работы:

• Сопровождение ЕАСД в части настройки ПО;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию ПО ЕАСД в части РК договора и отчетов на полигоне внедрения (ЦН);
• Модификация ЕАСД в части администрирования в условиях распределенной системы;
• Модификация ЕАСД в части взаимодействия руководителя и помощника в ЕАСД и РМР.

В 2015-2017 годах проведены работы по разработке, модификации, настройке и сопровождению ЕАСД, в частности:

• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Обработка телеграмм и факсов»;
• Автоматизация процесса редактирования исходящих документов и ОРД;
• Модификация ПО рабочего места руководителя (с помощником, без помощника) на планшете;
• Модификация ЕАСД в части РК договора в условиях распределенной системы и работы с архивом документов;
• Конвертация данных по документам из АСКИД в ЕАСД;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Экспедиция»;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Доверенности»;
• Интеграция с системой НСИ для получения информации о контрагентах;
• Интеграция с системой СКИМ в части передачи из ЕАСД информации о ходе исполнения поручений высшего руководства;
• Разработка ПО РМР ЕАСД в части реинжиниринга интерфейса для работы с графическими заметками при взаимодействии руководителя и помощника;
• Разработка ПО, обеспечивающего механизм выгрузки данных из ЕАСД для передачи в ССТУ.РФ.

В 2018-2025 годах проведены работы по разработке, модификации, настройке и сопровождению ЕАСД, в частности:

• Интеграция с системой МЭДО в части обмена документами (входящие по МЭДО и исходящие из ЕАСД);
• Интеграция с системой МЭДО в части обмена данными НСИ и ГАС (глобальный адресный справочник МЭДО);
• Интеграции ЕАСД и СКИМ РЖД для ЦЗ1, ЦЗ и директоров ОАО «РЖД» в части передачи данных поручений ЦЗ1, ЦЗ и директоров ОАО «РЖД»;
• Интеграция ПО РМР ЕАСД с АС Сервис ЭП в части обмена данными по заявкам на выпуск и (или) отмену МЧД (машиночитаемых доверенностей) для принятия решения по выпуску и (или) отмене МЧД;
• Интеграция ЕАСД и ЕИС УСК в части передачи данных РК ОРД/ Исходящих, связанных с документами ЕИС УСК;
• Интеграция ЕАСД и ИСОО в части передачи данных обращений граждан;
• Интеграция ЕАСД и СКИМ ФПК в части выгрузки данных по контрольным поручениям;
• Разработка ПО «Рабочее место руководителя на планшете».

Перспективы развития проекта

Планируется расширение функциональных возможностей системы (в том числе интеграции с другими системами ОАО «РЖД») и повышение удобства ее использования, в соответствии с пожеланиями пользователей системы и изменяющимися бизнес-процессами компании.

Внедрение новой функциональности в ЕАСД и РМР позволит повысить эффективность и оперативность управления компанией за счет:

• своевременного и качественного предоставления необходимой информации руководству ОАО «РЖД» для оценки эффективности управленческих процессов;
• упрощения работы и создания прозрачного механизма контроля исполнения поручений;
• ускорения информационных потоков и уменьшения числа ошибок при принятии управленческих решений;
• предоставления руководителям возможности видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов.

Основные результаты проекта

Внедрение ЕАСД в ОАО «РЖД» обеспечило:

• Высокий уровень оперативности управления документами;
• Оптимизацию трудозатрат сотрудников ОАО «РЖД» при работе со всеми видами документов;
• Повышение исполнительской дисциплины сотрудников ОАО «РЖД»;
• Повышение скорости доставки документов для принятия управленческих решений руководителями всех уровней управления ОАО «РЖД»;
• Создание единого информационного пространства обмена документами, объединившего аппарат управления, филиалы и дочерние общества ОАО «РЖД»;
• Своевременное и качественное предоставление необходимой информации руководству ОАО «РЖД».

Оптимизация процессов обработки документов обеспечила получение следующих эффектов (в среднем по компании):

• Сократилось время поиска документов на 20%;
• Ускорилось согласование договоров, писем и организационно распорядительных документов на 30%;
• Уменьшилось количество пользовательских ошибок на 30%;
• Сократилось время доставки документов по всей стране на 50%;
• Сократилось время построения отчетности по документам на 20%;
• Сократилось время обработки командировок/отпусков на 30%;
• Прозрачность прохождения документа повысила эффективность документооборота на 50%.

Сергей Матвеев, компания «ТЕКОРА», Исполнительный директор:

«Проект внедрения Единой автоматизированной системы документооборота в такой территориально распределенной компании, как ОАО «РЖД», позволил нам коренным образом пересмотреть наши подходы к разработке и внедрению корпоративных информационных систем. Мы уделяем большое внимание непрерывному управлению требованиями к программному продукту на протяжении всего жизненного цикла проекта. Одним из ключевых факторов успеха для нас является эффективная организация коммуникаций между Исполнителем и Заказчиком, а также своевременная адаптация проекта к изменяющимся внешним и внутренним условиям. Самое ценное для нас – это значимость результатов нашей работы для Заказчика и высокая степень его доверия».

В рамках проекта был решен ряд важных для ОАО «РЖД» задач по следующим функциональным областям управления документооборотом в компании:

• Канцелярия.
• Управление договорами.
• Обращения граждан и организаций.
• Заявки на командировки и отпуска.
• Работа с электронными файлами.
• Работа с архивом документов.
• Контроль исполнения.



• Маршрутизация документов и управление бизнес-процессами их обработки.
• Off-line client.
• Служба экспедиции.
• Аналитика (поиск, отчеты).
• Интеграция с другими системами ОАО «РЖД».
• Управление доверенностями.

АО «ФПК»

ЕАСД ФПК

Разработка новой функциональности на базе Единой автоматизированной системы документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) для ОАО «Федеральная пассажирская компания» в части обработки обращений граждан

ОАО «РЖД»

Интеграция ЕАСД и ИСОО ФПК

Интеграция Единой автоматизированной системы электронного документооборота ОАО «РЖД» с Системой обработки обращений граждан АО «ФПК».
Цель интеграции – передача данных по обращениям граждан из Единой автоматизированной системы электронного документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) в ИСОО АО «ФПК».
ЕАСД выступает как источник для создания в ИСОО данных по обращениям граждан, на которые созданы поручения, отправленные определенным исполнителям в ФПК.
Для передачи данных по обращениям из ЕАСД ФПК в ИСОО используется технология веб-сервиса на базе протокола SOAP.

ОАО «РЖД»

АСД ОЦО

Разработка и внедрение автоматизированной системы документооборота Общих центров обслуживания по ведению бухгалтерского и налогового учета и формированию отчетности на платформе SAP